sodateAI プライバシーポリシー

1. 本ポリシーの適用範囲と役割

当方は、本サービスにおいて、次の情報を取り扱います。

• 契約者、その役員、従業員、担当者等に関する情報
• 契約者が本サービスへ登録するウェブサイト、文書、契約情報その他のナレッジ
• 利用者が入力した内容、AIによる回答および利用記録
• 本サービスの運営、安全確保およびサポートに必要な技術情報

契約者が自己の目的で利用者の情報または会話履歴を閲覧・利用する場合、その取扱いについては契約者も責任を負います。契約者による情報の利用については、本チャットが設置されたウェブサイト等の運営者のプライバシーポリシーも必要に応じてご確認ください。

利用者向けのチャットは、契約者が自己の事業のために設置・運用するものです。契約者は、利用目的を定め、利用者への通知その他必要な対応を行います。当方は、契約者から委託を受け、本サービスの提供に必要な範囲で会話情報を取り扱います。ただし、当方が不正利用防止、セキュリティ確保および障害対応のために自ら取得・利用するアクセスログ等については、当方が本ポリシーに記載する利用目的を定めます。

2. チャットをご利用になる方へ

2.1 重要なご案内

チャットには、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先、口座・カード情報、認証情報、病歴その他、個人を識別できる情報または秘匿性の高い情報を入力しないでください。

当方は、送信された入力について、当方所定の方法により検出できた個人情報等を、回答生成を行う外部AIサービスへの送信および会話履歴への保存に先立ってマスキングします。外部AIサービスへの送信および会話履歴への保存には、原則として同一のマスキング処理後の内容を使用します。マスキング前の入力は、この処理のため、通信・セキュリティ基盤上で一時的に処理されます。

自動処理の性質上、個人情報等の全てを検出またはマスキングできることは保証できません。個人情報等の一部がマスキングされず、外部AIサービスへ送信され、または当方および契約者が閲覧できる会話履歴に保存される可能性があります。このため、利用者ご自身でも個人情報等を入力しないでください。

マスキングされずに残った個人情報等の送信または保存により損害が生じた場合、当方の責めに帰すべき事由がある場合を除き、当方は責任を負いません。当方と契約者との間の責任については、利用規約の責任制限が適用されます。利用者との関係では、チャットが設置されたウェブサイト等の運営者が第一次的な対応窓口となります。

誤って個人情報等を送信した場合は、チャットが設置されたウェブサイト等の運営者または第12項の当方窓口へご連絡ください。

2.2 取得する情報

当方は、チャットの利用に際し、次の情報を取得することがあります。

• チャットへの入力内容およびAIによる回答
• 会話日時、チャットまたはセッションを識別する情報
• 利用中のチャットおよび契約者を識別する情報
• IPアドレス、ブラウザ・端末情報、参照元ページその他の通信・セキュリティ情報
• エラー、操作および不正利用の検知に必要なログ

2.3 利用目的

取得した情報は、次の目的に利用します。

1. チャットへの回答を生成し、表示するため
2. 会話履歴を契約者に提供するため
3. 契約者ごとに、よく質問されている事項、回答できていない事項およびナレッジへ追加すべき候補を分析・提案するため
4. 当該契約者のAIが回答に使う登録情報、回答ルールおよび設定を改善するため
5. 本サービスの提供、保守、障害対応および問い合わせ対応のため
6. 不正利用の防止、セキュリティ確保および利用状況の把握のため
7. 個人または特定の契約者を識別できない統計情報を作成し、本サービス全体の品質改善に利用するため

会話内容および契約者固有のナレッジを、他の契約者への回答またはナレッジ提案に利用することはありません。ただし、個人および契約者を識別できないよう集計・統計化した情報は、本サービス全体の運営および品質改善に利用することがあります。

2.4 契約者による閲覧

送信が完了した会話内容およびその分析結果は、当該チャットを設置した契約者が管理画面から閲覧できます。

契約者の管理画面には、契約者から指定を受け、メールアドレスごとにownerまたはmemberのアカウントを発行された担当者が、付与された権限の範囲でアクセスします。ownerは、当方所定の方法により、管理ユーザーの追加・停止を依頼し、権限の指定等を行います。契約者は、業務上必要な担当者に限ってアカウントを利用させ、担当者の異動・退職・業務委託終了等に応じて速やかに停止または削除の手続を行います。

管理ユーザーは自己のアカウントおよび認証情報を使用し、複数人で共有しません。当方は、契約者ごとのデータ分離、管理ユーザーごとのアクセス制御、認証その他プラットフォームとして必要な安全管理を行います。

当方の担当者または委託先が会話内容へアクセスする場合は、保守、サポート、障害対応、セキュリティ確保その他本サービスの運営上必要な範囲に限定します。

2.5 外部AIサービスの利用

利用者の入力をマスキングした内容に加え、直前の会話、契約者が登録したナレッジのうち回答に関連する部分および回答ルール・設定は、回答生成に必要な範囲で外部AIサービスへ送信されます。第2.1項のとおり、マスキングが完全でない場合があります。

当方は、回答生成のために外部AIサービスへ送信する情報が、外部AI事業者のモデルの訓練または改善に利用されない提供条件および設定を適用し、任意のデータ共有またはモデル改善への提供を有効にしません。

当方は、本サービスにおける回答生成について、外部AI事業者が送信内容を回答生成後のアプリケーション状態または不正利用監視用ログに保持しない提供条件を適用します。この提供条件に対応しない機能は、回答生成には使用しません。ただし、法令に基づく保存その他、当該提供条件上認められる例外がある場合を除きます。

前段は外部AI事業者による保存についての説明です。当方は、送信が完了した会話内容を、第2.6項に従って会話履歴として保存します。

外部AI事業者側の不具合または提供条件に反する取扱いの可能性を完全に排除することはできません。当方は、そのような取扱いを把握した場合、法令および契約に従い必要な対応を行います。

上記は外部AI事業者によるモデル訓練および保存に関する説明です。当方による会話履歴および集計情報の利用については、第2.3項および第2.6項に記載します。

主な外部委託先の類型は、通信・セキュリティ基盤事業者およびAI回答生成サービス事業者です。前者は通信経路の保護、配信その他のセキュリティ処理を、後者はチャット回答の生成を担います。

外部サービスを追加し、または情報の取扱いに重要な変更を行う場合は、必要に応じて本ポリシーを改定してお知らせします。

2.6 会話履歴の保存期間

会話履歴の保存期間は、保存された時点から12か月です。保存期間を経過した会話履歴は、本番環境の自動削除処理により削除します。

個人および契約者を識別できないよう集計・統計化した情報は、本サービスの改善および安全な運営のため、上記期間を超えて保存することがあります。

2.7 未成年者による利用

本サービスのチャットは、未成年者を主な対象として設計されたものではありません。

未成年者が利用する場合は、必要に応じて保護者その他の法定代理人の同意を得た上で利用してください。契約者は、未成年者の利用が想定される場合、適用法令に従い、年齢に応じた説明、保護者同意その他必要な措置を行うものとします。

必要な同意なく未成年者の個人情報が取得されたことが判明した場合、当方は契約者と連携し、利用停止、削除その他必要な対応を行います。

3. 契約者およびその担当者に関する情報

3.1 取得する情報

当方は、契約者およびその担当者について、次の情報を取得することがあります。

• 法人・団体名、氏名、部署、役職および連絡先
• メールアドレス、ownerまたはmemberの種別、アカウントの招待・発行・有効化・停止状況その他のアカウント情報および認証情報
• 申し込み、契約、利用プラン、請求および支払いに関する情報
• 問い合わせ、商談、サポートおよび当方との連絡内容
• ログイン日時、IPアドレス、操作履歴その他のセキュリティ情報
• 契約者が登録するウェブサイト、文書、過去の契約情報その他のナレッジ

3.2 利用目的

これらの情報は、次の目的に利用します。

1. 本人確認、アカウントの招待・発行・認証・権限管理および契約管理のため
2. 本サービスの提供、保守およびサポートのため
3. 料金の請求および支払い管理のため
4. 重要なお知らせ、規約変更およびサービス案内のため
5. 不正利用の防止およびセキュリティ確保のため
6. 利用状況の分析ならびに本サービスの改善および新機能開発のため
7. 法令および契約上の権利義務へ対応するため

3.3 契約者が登録する情報

契約者は、本サービスへ登録するウェブサイト、文書、過去の契約情報その他のナレッジについて、適法に取得・利用する権限を有し、第三者の個人情報、秘密情報、著作権その他の権利を侵害しないことを確認する責任を負います。

契約者は、回答生成に必要のない個人情報または秘密情報をあらかじめ削除し、または個人を識別できないようマスキングした上でナレッジを登録するものとします。当方は、契約者の指示および本サービスの提供に必要な範囲でこれらの情報を処理します。

4. Cookie等の利用

本サービスでは、ログイン状態またはチャットセッションの維持、セキュリティ確保、障害解析および利用状況の把握のため、Cookie、ローカルストレージその他これらに類する技術を利用することがあります。

5. 第三者提供および委託

当方は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成に特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国または地方公共団体等への協力が必要な場合
5. 合併、事業譲渡その他の事業承継に伴う場合
6. 利用目的の達成に必要な範囲で業務を委託する場合

契約者から委託を受けて取り扱う会話情報を、当該契約者の管理画面に表示することは、委託業務の一環として行います。契約者が会話情報を独自に利用する場合、その取扱いには当該契約者のプライバシーポリシーが適用されます。

当方は、クラウド、通信、外部AI、認証、決済その他の業務を外部事業者へ委託することがあります。この場合、委託先の適格性を確認し、契約上の義務付け、アクセス制御その他必要な監督を行います。

6. 国外での取扱い

本サービスで取り扱う情報は、通信・セキュリティ基盤事業者、AI回答生成サービス事業者その他の委託先により、日本国外にあるサーバーまたは拠点で処理される場合があります。

当方は、国外にある委託先に個人データを取り扱わせる場合、個人情報保護法第28条に従い、本人同意の取得または同条所定の基準に適合する体制の確認その他必要な措置を講じます。基準適合体制に基づく場合、当方は、相当措置の実施状況および当該外国の制度を定期的に確認し、本人の求めに応じて法令所定の情報を提供します。

保有個人データの安全管理に関して、外国にある委託先・再委託先が所在する国の名称および当該国の制度を踏まえて講じる措置は、第12項の窓口へのご請求に応じて遅滞なくお知らせします。法令上、国外への提供に先立つ本人への情報提供または同意取得が必要な場合は、その時点で必要な情報を提供し、同意を取得します。

7. 安全管理措置

当方は、取り扱う情報への不正アクセス、漏えい、滅失または毀損を防止するため、利用権限の制限、認証管理、通信の暗号化、ログ管理、委託先の選定・監督その他、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

安全管理措置の詳細については、当方の事業運営およびセキュリティを害しない範囲で、本人からの請求に応じて説明します。

8. 保存期間および契約終了後の削除

当方は、利用目的の達成に必要な期間に限り情報を保存します。

個別のmemberアカウントを停止または削除した場合、当該memberは管理画面にアクセスできなくなりますが、契約者との利用契約および契約者のナレッジ・会話履歴その他の契約者データは継続します。当該memberのアカウント情報は、セキュリティ、監査、問い合わせまたは紛争対応に必要な期間に限って保存した後、削除または識別できない状態にします。

ownerアカウントを停止または削除する場合は、別の管理ユーザーへのowner権限の移管または利用契約の終了手続が必要です。

利用契約の終了または契約者アカウント全体の削除後、契約者のナレッジ、会話履歴その他のアクティブデータは、30日以内に本番環境から削除します。バックアップ上のデータは、通常の上書きまたは削除サイクルに従い、原則として90日以内に削除します。

ただし、法令上の保存義務、料金または契約上の紛争への対応、セキュリティ調査その他正当な理由がある場合は、必要な範囲および期間に限り保存することがあります。

9. 開示、訂正および利用停止等の請求

本人は、適用法令に基づき、当方が保有する本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止等を請求できます。

請求の際は、本人確認および対象情報の特定に必要な情報をご提示いただく場合があります。チャットの設置・運用目的で契約者が管理する情報については、当該契約者への請求をご案内し、または契約者と連携して対応することがあります。

請求は、件名を「個人情報に関する請求」とし、氏名、連絡先、対象となるサービスまたはチャットおよび請求内容を記載して、第12項の窓口までご連絡ください。当方は、登録済みメールアドレスへの確認その他必要かつ合理的な方法で本人確認を行います。原則として電子メールで回答し、手数料はいただきません。法令上請求に応じないことができる場合は、その旨および理由を通知します。第三者提供記録の開示請求も同じ方法で受け付けます。

10. 法令等の遵守

当方は、個人情報の保護に関する法律その他適用される法令およびガイドラインを遵守します。

11. 本ポリシーの変更

当方は、法令、本サービスの内容または情報の取扱いの変更に応じて、本ポリシーを変更することがあります。

重要な変更を行う場合は、本サービス上、契約者への電子メールその他適切な方法でお知らせします。法令上本人の同意が必要となる変更については、所定の方法で同意を取得します。

12. 運営者およびお問い合わせ窓口

運営者：sodateAI運営者（個人事業）

運営者の氏名、住所および電話番号は、ご請求があった場合、遅滞なく電子メールで開示します。

お問い合わせ・開示請求先：contact@sodateai.com